X
تبلیغات
زولا

وبلاگ تاریخی و جغرافیایی " ارگ ایران "

اتوماسیون اداری تحت وب در ایران

اتوماسیون اداری تحت وب در ایران
پیش نویس
       حتماً سرو کار شما در این زمان یعنی در نیمه دوم،  دهه دوم،  قرن بیست و یک،  به یکی یا چند اداره در کشور ایران افتاده،  و می بینید،  که از سرو کول اداره ها کاغذ و پرونده های کاغذی بالا رفته،  و همه میزها و کمد ها پر از کاغذ است.  برای هر کاری کلی فتوکپی می خواهند،  و کلی معطلی،  و گاه مردم آزاری شده است.  در مواردی کارمندها نیز مانند مراجعه کنندگان،  کم و بیش گیج و ویج و سردرگم هستند،  و تنها کاری هم که بلد هستند،  به تعویق انداختن کار است،  کارهایی که براحتی می توان با اتوماسیون تحت وب انجام داد.  وقتی با کارمندان درباره اتوماسیون صحبت می کنیم،  می گویند ببین کامپیوتر بما دادند،  آنها کامپیوتری را که روی میزاشان است،  اتوماسیون اداری می پندارند،  و می گویند،  برای همین کامپیوتر فقط یکی دو ساعت آموزش دیده اند. اتوماسیون-اداری-تحت-وب-در-ایران
اتوماسیون-اداری-تحت-وب-در-ایران
تصویر برای اتوماسیون اداری در ایران،  عکس شماره ۳۵۲۶.
   توجه:  مطالب وبسایت ارگ ایران،  توسط ده ها وبلاگ و وبسایت دیگر،  بصورت خودکار و یا دستی کپی پیس می شود،  از این نظر هیچ مسئله ای نیست،  و باعث خوشحالی من است.  ولی عزیزان توجه داشته باشند،  که حتماً جهت پیگیر و نظر نوشتن درباره مطالب،  به ارگ ایران مراجعه نمایند:  در اینجا  http://arqir.com.
لوگو در جهت علم باشید نه عقیده،  عکس شماره ۱۶۱۵.
. . . ادامه دارد و بازنویسی می شود . . .
اتوماسیون-اداری-تحت-وب-در-ایران
کارت بی هوش
      من به کارت هوشمند ملی می گویم کارت بی هوش،  این کارتها ارزش هیچ کار هوشمندانه ای ندارند،  در اداره ها فقط کپی آنها را می خواهند،  تا در کنار کپی شناسنامه لای پرونده قرار دهند.  یعنی فقط اینها را الکی به مردم دادند،  و عده ای می گویند بخاطر پولش بود،  درصورتیکه وظیفه این کارت کار هوشمندانه است.  کار هوشمندانه وقتی می تواند انجام شود،  که اتوماسیون تحت وب اداری در کشور بطور کامل شکل گیرد.  در غیر اینصورت و عدم آگاهی رساندن درباره مهم اتوماسیون تحت وب،  باعث می شود مخارج سنگین تعداد زیاد کارمند،  و رفت آمد و معطلی و غیره،  و  کلاً صدمه و ضرر بکشور و ملت بخورد،  و کارت هوشمند هم بیهوش شود.
تعریف اتوماسیون اداری
      امروزه،  اکثر سازمانها از اتوماسیون اداری بعنوان یک ابزار مفید در جهت کاهش هزینه ها و افزایش نظم و بهره وری سازمان خود استفاده می کنند.  اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترها در ابعاد جهانی و کشوری به کمک شبکه اینترنت است،  تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.  با اتوماسیون اداری افراد در هر کجا که باشند،  مانند این است که داخل سازمان هستند،  و به همین علت است،  که کارها با سرعت بیشتری انجام می گردد،  و بالطبع هزینه های دوباره کاری به شدت کاهش می یابد.  جلوگیری از اتلاف منابع کشور،  و نیز مهمتر جلوگیری از پارتی بازی و زیر میزی است،  و جلوگیری از بی نظمی ها اداری است.
      بهبود کارایی پرسنل سازمان در اتوماسیون اداری کنترل بهتر فرآیندها نسبت به حالت سنتی و دستی،  بهبود خدمات به مشتریان و تکریم ارباب رجوع،  با استفاده از گردش کار در اتوماسیون اداری به وضوح رویت می شود.  انعطاف‌پذیری سیستم،  شفاف‌سازی و بهبود فرایندهای سازمان گردش کار،  کاهش دادن هزینه‌ها و تأمین مواد و منابع،  گسترده نمودن تنوع در ارتباطات سازمانی در کسری از زمان،  افزایش بهبود کیفیت اطلاعات و ارتباطات درون و برون سازمانی،  ایجاد زمان مطمئن برای تحویل نامه ها و کارها،  فراهم کردن یک دیدگاه منحصر به فرد برای کارها،  بهبود کارایی اداری و خودکارسازی.
      در نتیجه خودکار سازی فرآیند های سازمانی،  بسیاری از مراحل زائد در انجام کارها شناسایی و حذف خواهند شد.  با حذف این مراحل اضافی،  مدت زمان بیشتری برای بررسی و انجام کارهای مهم‌تر وجود دارد،  و اولویت‌گذاری برای کارها با دقت بیشتری صورت می‌گیرد،  در نتیجه کارایی کلی سیستم بهبود می‌یابد.
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
      این خودکار سازی،  وظیفه ایجاد ارتباطات و آرشیو اسناد را به عهده دارد،  هزینه های دوباره کاریها را کاهش می دهد،  یکی از چالش های اساسی سازمان ها و شرکت ها،  نظم نظام اداری و گردش کار آنهاست،  که به صورت سنتی انجام می پذیرد.  نامه نگاری های کاغذی در سازمان،  خود باعث خیلی از مشکلات و کندیها می شود،  و در مجموع هزینه های بالایی را بر هر سازمانی تحمیل می نماید.  چرخش یک نامه از حافظه پرسنل مربوطه خارج شده،  و به یک سیستم قوی و کارآمد و خودکار سپرده می شود.
      مدیریت و برنامه ریزی کارها،  نامه ها و امکان یادآوری رویدادها از امکانات قدرتمند دیگر سیستم اتوماسیون اداری است.  امکان نظارت مدیران بر تمام مراحل و کار های پرسنل خود از امکانات قدرتمند مدیریتی آن است.  سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نظم و هماهنگی را برای ادارات دارد.  گردش مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی به آسانی امکان پذیر می گردد.  حتی سازمان هایی که دارای چندین شعبه و پراکندگی جغرافیایی بالایی هستند،  میتوانند با اتوماسیون تحت وب بسیاری از چالش هایی،  که در سیستم های سنتی وجود دارد را بر طرف نمایند.
      در اتوماسیون اداری تحت وب،  هر کاربر دارای یک کارتابل شخصی است،  که در آن می تواند نامه های وارده خود را رویت کند،  و پاسخ نامه اداری را برای سایر کاربران ارسال نماید،  و سوابق نامه ها و مکاتبات قبلی خود را آرشیو الکترونیک کند.  در هر نامه امکان قرار دادن یادآوری نامه،  ستاره دار کردن نامه،  گردش کار یک نامه وجود دارد. هر نامه قابلیت امضا الکترونیکی دارد،  و به آسانی میتواند یک نامه را برای دیگران ارجاع داد،  هر شخص می تواند نامه های خود را بر اساس سلیقه سازمان یا مطابق نیاز خودش دسته بندی نماید،  و فرایند کارها را خودکار مدیریت می کند،  بدین صورت نظم کار های شخصی و آرشیو نامه ها در سازمان بهبود قابل توجه خواهد یافت.
ویژگیهای اتوماسیون اداری تحت وب
      کارتابل شخصی و امکان پاسخگویی به نامه ها،  امکان تعریف اشخاص و سازمان‌های طرف مکاتبه با مشخصات کامل فردی و کاری،  تعریف مسئولیت‌ها و سمت‌ها در نمودار سازمانی و تعریف ارتباط بین سمت‌ها،  امکان تعریف سطوح دسترسی به نامه‌های عادی، محرمانه، سری،  و تعریف اولویت نامه‌ها،  امکان تعریف و طبقه‌بندی گیرنده‌ها جهت پرسنل بصورت اتوماتیک یا انفرادی،  تعریف پوشه‌های عمومی و شخصی برای نامه،  امکان تعریف الگوی نامه از هر نوع به صورت عمومی و شخصی،  امکان تنظیم گزارش کار روزانه جهت کلیه پرسنل و مدیریت آنها،  امکان تنظیم و مشاهده قرارها،  بایگانی اطلاعات به صورت شخصی و عمومی،  تعریف نامه‌های داخلی،  نامه جدید به خارج از سازمان و نامه رسیده از خارج از سازمان،  امکان تعریف امضای مدیران به صورت عکس و انتقال آن به نامه‌ها در صورت داشتن مجوز،  امکان صدور نامه‌های داخلی،  امکان قرار دادن یادداشت روی نامه‌ها و همچنین تنظیم جواب نامه،  امکان قرار دادن زمان روی پیگیری نامه ‌ها،  ارجاع نامه به چندین شخص و یا تعریف گروه‌های مخاطب،  امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس موضوع و پیرو،عطف و غیره،  ایجاد نامه مرتبط با نامه رسیده،  امکان ورود تصویر و اسکن نامه‌ها و ضمائم آنها،  ارائه گزارش‌های از قبل طراحی شده،  و امکان طراحی گزارش‌های مورد نیاز،  امکان گزارش گردش نامه‌ها به صورت درختی و نمودار،  دارا بودن گزارش ساز با امکان گزارشات لیست، آماری، ماتریسی، نموداری،  ارسال گزارشات با انواع فرمت،  یادآوری خودکار نامه ها و کارها،  دارای دفتر تلفن حرفه ای با انواع جستجو و غیره،  و مهمتر از همه عدم وابستگی به موقعیت مکانی کاربر،  یعنی کاربر در هر زمان و هر مکان،  می تواند از طریق اینترنت به اطلاعات سازمان دسترسی پیدا کند.
   مهم:  برای اینکه ادارات کشور ایران،  وارد تمدن جدید قرن ۲۱ ،  منجمله اتوماسیون تحت وب شوند، همه جا بگویید و بنویسید،  در هر اداره و مسجد و مجلس،  در این باره بگویید.
   جالب:  کارمندان پیرو مکتب و دانش قدیمی کارمندی،  در سطح های بالا تا پائین،  خود آگاه یا ناخود آگاه،  در مقابل اتوماسیون اداری مقاومت می کنند،  وظیفه جوانان باهوش است،  که برای آینده نوین آنها را آگاه نمایند.
اتوماسیون-اداری-تحت-وب-در-ایران
. . . .
مستند های مربوط
مستند های بیشتر را در آپارات وبسایت ارگ ایران ببینید،  لینک آن در ستون کناری
آبی= روشنفکری و فروتنی،  زرد= خرد و هوشیاری، قرمز=  عشق و پایداری،  مشروح اینجا
    توجه ۱:  اگر وبسایت ارگ به هر علت و اتفاق،  مسدود، حذف یا از دسترس خارج شد،  در جستجوها بنویسید:  انوش راوید،  یا،  فهرست مقالات انوش راوید،  سپس صفحه اول و یا جدید ترین لیست وبسایت و عکسها و مطالب را بیابید.  از نظرات شما عزیزان جهت پیشبرد اهداف ملی ایرانی در وبسایت بهره می برم،  همچنین کپی برداری از مقالات و استفاده از آنها با ذکر منبع یا بدون ذکر منبع،  آزاد و باعث خوشحالی من است.
   توجه ۲:  جهت یافتن مطالب،  یا پاسخ پرسش های خود،  کلمات کلیدی را در جستجو های ستون کناری وبلاگ بنویسید،  و مطالب را مطالعه نمایید،  و در جهت علم مربوطه وبلاگ،  با استراتژی مشخص یاری نمایید.
   توجه ۳:  مطالب وبسایت ارگ ایران،  توسط ده ها وبلاگ و وبسایت دیگر،  بصورت خودکار و یا دستی کپی پیس می شود،  از این نظر هیچ مسئله ای نیست،  و باعث خوشحالی من است.  ولی عزیزان توجه داشته باشند،  که حتماً جهت پیگیر و نظر نوشتن درباره مطالب،  به ارگ ایران مراجعه نمایند:  در اینجا  http://arqir.com.
ارگ ایران   http://arqir.com
 
تاریخ ارسال: پنج‌شنبه 23 آذر‌ماه سال 1396 ساعت 06:11 ب.ظ | نویسنده: انوش راوید | چاپ مطلب

وبسایت ارگ انوش راوید